11 Dinge, die Sie tun können, um Ihre interne Kommunikation zu verbessern

Schon Edward L. Bernays, Urvater der Public Relations (PR), wusste: Unternehmenskommunikation beginnt immer mit der internen Kommunikation. Mitte der 50er Jahre stellte er hierzu treffend fest „PR begins at home.“ In vergangenen Jahrzehnten ist die Bedeutung von interner Kommunikation stetig gewachsen – und hat sich grundlegend verändert. Dank des digitalen Wandels haben Unternehmen heute viele verschiedene Möglichkeiten, stehen aber gleichzeitig vor veränderten Rahmenbedingungen für ihre Kommunikationsarbeit. Sowohl die qualitativen als auch quantitativen Ansprüche an die interne Kommunikation sind gestiegen. Mitarbeiter wollen nicht nur gut informiert werden, sondern sich auch wahrgenommen fühlen.

Der Nutzen von guter interner Kommunikation liegt für jedes Unternehmen klar auf der Hand: Ein informierter und integrierter Mitarbeiter ist nachweislich motivierter und loyaler gegenüber seinem Arbeitgeber. Vor diesem Hintergrund ist jede Geschäftsführung gut beraten, ihre Mitarbeiter mitzunehmen und über die Geschehnisse in der Firma zu informieren. Dazu zählen die aktuellen Kennzahlen genauso wie Pressemitteilungen oder Informationen über Ziele und Vorhaben. Insbesondere bei kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) gibt es hier häufig Nachholbedarf. Die folgenden Tipps sollen Ihnen dabei helfen, Ihre interne Kommunikation zu verbessern und effektiver zu gestalten:

1. Entwickeln Sie ein ganzheitliches Kommunikationskonzept

Um Verbesserungspotentiale bei der internen Kommunikation aufzudecken, ist zunächst eine eingehende Analyse der bestehenden Prozesse und Strukturen erforderlich. Sie ist die Basis für die anschließende Strategieentwicklung und Festlegung der Ziele. Den Erfolg interner Kommunikation zu messen, ist allerdings schwierig, da es zumeist keine zählbaren Ergebnisse gibt wie beispielsweise Veröffentlichungen in einschlägigen Magazinen. Zum Einsatz kommen in solchen Fällen unter anderem aufwendige Mitarbeiterbefragungen.

2. Wählen Sie die richtigen Instrumente

Wie eingangs beschrieben zielt die interne Unternehmenskommunikation darauf ab, Mitarbeiter zu motivieren, sie besser zu integrieren und ihre Identifikation mit dem Unternehmen zu erhöhen. Steht das Konzept, gilt es, die passenden Instrumente festzulegen. Dabei ist macht es am Ende der richtige Mix. Wichtigstes Instrument ist und bleibt die Face-to-Face-Kommunikation. Unverzichtbar sind inzwischen aber auch digitale Kommunikationsmöglichkeiten. Exemplarisch zu nennen sind in diesem Zusammenhang das Intranet und der Newsletter. Auch eine Mitarbeiterzeitung wirkt motivierend auf die Belegschaft und stärkt zudem die Unternehmenskultur. Ebenfalls nicht zu kurz kommen dürfen dazu persönliche Formate wie Mitarbeitermeetings oder Besprechungen.

3. Schaffen Sie klare Zuständigkeiten

Während die Zuständigkeiten für die externe Kommunikation meist klar geregelt sind, sind diese für die interne Kommunikation oftmals nicht so eindeutig. Klären Sie daher unbedingt die Verantwortlichkeiten und richten Sie am besten eine zentrale Stelle ein, an der alle Informationen zusammenlaufen.

4. Kommunizieren Sie zielgerichtet

Achten Sie nicht nur darauf, Ihre Mitarbeiter regelmäßig über die Themen zu informieren, beachten Sie auch deren Relevanz. Betrifft eine Information nur eine bestimmte Mitarbeitergruppe, sollte Sie auch nur an diese adressiert werden. Nur so kommunizieren Sie zielgerichtet. Ansonsten besteht die Gefahr, dass wichtige Informationen unter den Tisch fallen oder in der Informationsflut untergehen.

5. Vermitteln Sie relevante Informationen

Zur Kommunikationsstrategie gehört auch die Auswahl der richtigen Inhalte. Liefern Sie Inhalte mit Mehrwert. Aufgabe der Mitarbeiterkommunikation ist es, bestehendes Know-how bereitzustellen, Wissen zu verknüpfen und Kompetenzen zu erweitern. Schaffen Sie für Ihre Belegschaft die Möglichkeit, sich uneingeschränkt über das Unternehmen zu informieren.

6. Kommunizieren Sie immer erst nach innen

Betrachten Sie die interne und externe Kommunikation als ganzheitliches Konstrukt und beachten Sie dabei den Leitsatz „intern vor extern“ – insbesondere in Krisenfällen wie Werksschließungen, Stellenabbau und Unfällen. Ansonsten verliert die Mitarbeiterschaft schnell sowohl das Vertrauen als auch die Verbundenheit zum Unternehmen. Außerdem sind informierte Mitarbeiter besser auf mögliche Nachfragen vorbereitet.

7. Verstehen Sie die interne Kommunikation als Dialog

Die Zeiten der Top-Down-Kommunikation, also des Kommunizierens von oben nach unten sind vorüber. Verstehen Sie die interne Kommunikation daher als Dialog mit Ihren Mitarbeitern. Diese sollten daher ebenso viel Gesprächsraum haben wie Sie. Hören Sie aktiv zu und nehmen Sie die geäußerten Sorgen, Probleme und Vorschläge ernst.

8. Kommunizieren Sie offen und ehrlich

Vermeiden Sie unbedingt, falsche oder auch unzureichende Informationen weiterzugeben, beziehungsweise zurückzuhalten. Auf diese Weise entstehen Gerüchte und letztlich ein Vertrauensverlust. Meist wird eine Sache über den „Buschfunk“ sogar noch aufgebauscht. Bleiben Sie Ihren Mitarbeitern gegenüber immer aufrichtig. Eine transparente, ehrliche Kommunikation beugt Gerüchten, Unsicherheiten und auch Missmut vor.

9. Schaffen Sie Kommunikationskanäle ab, die nicht mehr verwendet werden

Welche Informationskanäle werden von Ihren Mitarbeitern bevorzugt genutzt? Kommunikationskanäle, die ineffektiv sind oder nicht genutzt werden, sollten Sie abschaffen. Je weniger Kanäle bespielt werden müssen, desto geringer fällt der zeitliche Aufwand aus.

10. Führen Sie Gespräche mit Ihren Mitarbeitern

Wie zu Anfang beschrieben, bleibt die das Gespräch das wichtigste Instrument zur Verbesserung der internen Kommunikation. Führen Sie daher mindestens zweimal im Jahr ein Gespräch mit jedem Mitarbeiter und machen ihm Ihre Erwartungen und Anforderungen deutlich. So hat dieser klare Zielvorgaben und weiß, was von ihm verlangt wird. Es zeigt ihm zudem die Sinnhaftigkeit seiner Aufgabe auf.

11. Geben Sie ausreichend Feedback

Zur Mitarbeiterführung gehört eine regelmäßige Beurteilung. Ein zentraler Punkt dabei ist die Anerkennung. Nichts motiviert so sehr, wie Anerkennung für seine Arbeit zu erhalten. Haben Sie dennoch keine Angst davor, Kritik zu äußern. Solange sie konstruktiv ist, wird sie im Endeffekt sogar oft positiv aufgenommen. Denn der Kritisierte stellt fest: Es ist erstens nicht egal, wie ich mich hier verhalte. Und zweitens nimmt mich mein Vorgesetzter wahr.

Fazit:

Auch wenn sich an den Zielen der internen Kommunikation nichts geändert hat, ist ihre Bedeutung in den vergangenen weiter gewachsen. Dazu haben sich die Methoden geändert, sodass sich ihre Rolle und Einbindung in die Kommunikationsprozesse der Organisationen im stetigen Wandel befindet. Sie spielt eine entscheidende Rolle wenn es darum geht, den Mitarbeitern Orientierung und Vertrauen zur Unternehmensleitung zu bieten. Während in der Vergangenheit der Chef Neuigkeiten einfach ans schwarze Brett gepinnt hat, stehen heute eine Vielzahl an Instrumenten für die interne Kommunikation bereit.

In den letzten Jahrzehnten hat sich die interne Kommunikation vom bloßen Sprachrohr der Geschäftsführung hin zur Plattform für alle Mitarbeiter entwickelt. Die Grenzen zwischen interner und externer Kommunikation verschwimmen dabei immer stärker. Hierbei spielen vor allem die sozialen Netzwerke eine Rolle, über die sich die Mitarbeiter deutlich schneller als in der Vergangenheit austauschen können. Insbesondere KMU fehlen deshalb oftmals schlichtweg die personellen Ressourcen, um professionelle Kommunikation (intern und extern) zu betreiben. Daher empfiehlt es sich, auf Kommunikationsagenturen zurückzugreifen. Diese bieten nicht nur eine professionelle Beratung sondern haben auch einen ungefilterten Blick von außen.