Um Verbesserungspotentiale bei der internen Kommunikation aufzudecken, ist zunächst eine eingehende Analyse der bestehenden Prozesse und Strukturen erforderlich. Sie ist die Basis für die anschließende Strategieentwicklung und Festlegung der Ziele. Den Erfolg interner Kommunikation zu messen, ist allerdings schwierig, da es zumeist keine zählbaren Ergebnisse gibt wie beispielsweise Veröffentlichungen in einschlägigen Magazinen. Zum Einsatz kommen in solchen Fällen unter anderem aufwendige Mitarbeiterbefragungen.
2. Wählen Sie die richtigen Instrumente
Wie eingangs beschrieben zielt die interne Unternehmenskommunikation darauf ab, Mitarbeiter zu motivieren, sie besser zu integrieren und ihre Identifikation mit dem Unternehmen zu erhöhen. Steht das Konzept, gilt es, die passenden Instrumente festzulegen. Dabei ist macht es am Ende der richtige Mix. Wichtigstes Instrument ist und bleibt die Face-to-Face-Kommunikation. Unverzichtbar sind inzwischen aber auch digitale Kommunikationsmöglichkeiten. Exemplarisch zu nennen sind in diesem Zusammenhang das Intranet und der Newsletter. Auch eine Mitarbeiterzeitung wirkt motivierend auf die Belegschaft und stärkt zudem die Unternehmenskultur. Ebenfalls nicht zu kurz kommen dürfen dazu persönliche Formate wie Mitarbeitermeetings oder Besprechungen.
3. Schaffen Sie klare Zuständigkeiten
Während die Zuständigkeiten für die externe Kommunikation meist klar geregelt sind, sind diese für die interne Kommunikation oftmals nicht so eindeutig. Klären Sie daher unbedingt die Verantwortlichkeiten und richten Sie am besten eine zentrale Stelle ein, an der alle Informationen zusammenlaufen.
4. Kommunizieren Sie zielgerichtet
Achten Sie nicht nur darauf, Ihre Mitarbeiter regelmäßig über die Themen zu informieren, beachten Sie auch deren Relevanz. Betrifft eine Information nur eine bestimmte Mitarbeitergruppe, sollte Sie auch nur an diese adressiert werden. Nur so kommunizieren Sie zielgerichtet. Ansonsten besteht die Gefahr, dass wichtige Informationen unter den Tisch fallen oder in der Informationsflut untergehen.
5. Vermitteln Sie relevante Informationen
Zur Kommunikationsstrategie gehört auch die Auswahl der richtigen Inhalte. Liefern Sie Inhalte mit Mehrwert. Aufgabe der Mitarbeiterkommunikation ist es, bestehendes Know-how bereitzustellen, Wissen zu verknüpfen und Kompetenzen zu erweitern. Schaffen Sie für Ihre Belegschaft die Möglichkeit, sich uneingeschränkt über das Unternehmen zu informieren.
6. Kommunizieren Sie immer erst nach innen
Betrachten Sie die interne und externe Kommunikation als ganzheitliches Konstrukt und beachten Sie dabei den Leitsatz „intern vor extern“ – insbesondere in Krisenfällen wie Werksschließungen, Stellenabbau und Unfällen. Ansonsten verliert die Mitarbeiterschaft schnell sowohl das Vertrauen als auch die Verbundenheit zum Unternehmen. Außerdem sind informierte Mitarbeiter besser auf mögliche Nachfragen vorbereitet.
7. Verstehen Sie die interne Kommunikation als Dialog
Die Zeiten der Top-Down-Kommunikation, also des Kommunizierens von oben nach unten sind vorüber. Verstehen Sie die interne Kommunikation daher als Dialog mit Ihren Mitarbeitern. Diese sollten daher ebenso viel Gesprächsraum haben wie Sie. Hören Sie aktiv zu und nehmen Sie die geäußerten Sorgen, Probleme und Vorschläge ernst.
8. Kommunizieren Sie offen und ehrlich
Vermeiden Sie unbedingt, falsche oder auch unzureichende Informationen weiterzugeben, beziehungsweise zurückzuhalten. Auf diese Weise entstehen Gerüchte und letztlich ein Vertrauensverlust. Meist wird eine Sache über den „Buschfunk“ sogar noch aufgebauscht. Bleiben Sie Ihren Mitarbeitern gegenüber immer aufrichtig. Eine transparente, ehrliche Kommunikation beugt Gerüchten, Unsicherheiten und auch Missmut vor.
9. Schaffen Sie Kommunikationskanäle ab, die nicht mehr verwendet werden
Welche Informationskanäle werden von Ihren Mitarbeitern bevorzugt genutzt? Kommunikationskanäle, die ineffektiv sind oder nicht genutzt werden, sollten Sie abschaffen. Je weniger Kanäle bespielt werden müssen, desto geringer fällt der zeitliche Aufwand aus.
10. Führen Sie Gespräche mit Ihren Mitarbeitern
Wie zu Anfang beschrieben, bleibt die das Gespräch das wichtigste Instrument zur Verbesserung der internen Kommunikation. Führen Sie daher mindestens zweimal im Jahr ein Gespräch mit jedem Mitarbeiter und machen ihm Ihre Erwartungen und Anforderungen deutlich. So hat dieser klare Zielvorgaben und weiß, was von ihm verlangt wird. Es zeigt ihm zudem die Sinnhaftigkeit seiner Aufgabe auf.
11. Geben Sie ausreichend Feedback
Zur Mitarbeiterführung gehört eine regelmäßige Beurteilung. Ein zentraler Punkt dabei ist die Anerkennung. Nichts motiviert so sehr, wie Anerkennung für seine Arbeit zu erhalten. Haben Sie dennoch keine Angst davor, Kritik zu äußern. Solange sie konstruktiv ist, wird sie im Endeffekt sogar oft positiv aufgenommen. Denn der Kritisierte stellt fest: Es ist erstens nicht egal, wie ich mich hier verhalte. Und zweitens nimmt mich mein Vorgesetzter wahr.
