Warum sich die Erstellung von Pressemappen immer noch lohnt

Pressemappen zu erstellen kann sinnvoll sein

Gott sei Dank sind die Zeiten, in denen eine Pressemappe an der Schreibmaschine erstellt wurde vorbei!

Ob auf Messen, bei Events oder zum Download auf der Unternehmenshomepage: Die gute alte Pressemappe erweist sich auch heute noch als wertvoll. Gut gemacht, erregt sie das Interesse der Journalisten und sorgt für eine Berichterstattung. Dabei braucht es für die Erstellung einer Pressemappe zunächst einmal einen Anlass. Besonders auf Messen und Events sind sie ein fast unverzichtbares Mittel, um Medienvertreter mit Informationen zu versorgen. Aber auch themenbezogen – beispielsweise bei einer Pressekonferenz zu einer Unternehmensgründung oder der Einführung eines neuen Produkts – lohnt es sich, eine Pressemappe zu erstellen.

Vorlage für eine professionell erstellte Pressemappe

Das A und O ist die Auswahl von geeigneten Inhalten:

  • Inhaltsverzeichnis
  • Zahlen, Daten, Fakten – die Historie Ihres Unternehmens
  • Pressemeldungen
  • PR-Fotos
  • Zusatzinformationen: Hintergrundberichte, Anwenderbeispiele, Interviews etc.
  • Visitenkarte

Zur ersten Orientierung geben Sie erst einmal einen Überblick über die Inhalte der Pressemappe. Die Dokumente sollten dabei klar benannt werden, damit sie einfach zu finden sind. Steckbriefartig liefern Sie in Kurzform die wichtigsten Daten über Ihr Unternehmen. Wichtig sind außerdem die aktuellsten Pressemitteilungen. Achten Sie hier darauf, nur relevante Informationen bereitzustellen. Das Prinzip Masse statt Klasse greift hier nicht.

Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Deshalb sind hochauflösende PR-Fotos ein Muss. Sie erhöhen  die Wahrscheinlichkeit einer Berichterstattung. Um hier rechtliche Unklarheiten zu vermeiden, sollten Sie unbedingt die entsprechenden Bildquellen angeben. Auch zusätzliche Informationen wie Interviews und Anwenderberichte sind für Redakteure von Interesse. Sie bieten einen tieferen Einblick in Ihre Produkte und das Unternehmen. Zudem ist ein zufriedener Kunde immer noch die beste Werbung. Nicht zu vergessen: Die Visitenkarte. Damit haben Journalisten eine direkte Anlaufstelle im Falle von Rückfragen.

Pressemappe erstellen: Print oder digital?

Eins gleich vorweg: Beide Varianten haben ihre Vorteile. Tatsächlich ist die Print-Version bei vielen Journalisten immer noch beliebt. Eine gedruckte Pressemappe zu erstellen, lohnt sich, da der Redakteur sie in einem persönlichen Gespräch in der Hand halten, dazu Fragen stellen und darin blättern kann. Während einer Veranstaltung hat er außerdem die Möglichkeit, handschriftliche Notizen zu machen. Insbesondere in kleiner Auflage ist es jedoch verhältnismäßig kostspielig, Pressemappen zu drucken. Bereits bei minimalen Veränderungen beispielsweise des Firmenlogos müssen die Mappen zudem erneut gedruckt werden.

Auch die digital erstellte Pressemappe hat ihre Vorzüge. Insbesondere auf Messen möchten Journalisten oftmals nicht mit einem Mappenstapel unterm Arm durch die Hallen laufen. Außerdem vermindert die digitale Version Papierchaos auf dem Schreibtisch. Mitgeschickte Texte und Bilder können gleich verwendet werden. Auch multimediale Inhalte wie Videos und Animationen können integriert werden. Die Kosten, eine digitale Pressemappe zu erstellen, beschränken sich – lässt man die Aufarbeitung der Inhalte außer Acht – auf den jeweiligen Datenträger. Bevorzugt werden hier UBS-Sticks. Bei Veranstaltungen lohnt es sich oft, sowohl eine gedruckte als auch eine digitale Pressemappe zur Verfügung zu stellen. Journalisten können sich dann für die von ihnen bevorzugte Variante entscheiden oder auch beide in Anspruch nehmen.

Braucht es eine englische Pressemappe?

Wenn Ihr Unternehmen international tätig ist, sollten Sie auch eine englische Version Ihrer Pressemappe erstellen. Berücksichtigen Sie außerdem immer den Kreis der Journalisten, für den die Informationen gedacht sind. Wollen Sie auch internationale Medien ansprechen, ist eine englische Übersetzung Pflicht. Wenn sich Ihr Kerngeschäft in einem anderen, nicht englischsprachigen Land befindet, ist auch eine Pressemappe in der entsprechenden Landessprache von Vorteil. Dabei fallen für die gedruckte wie auch die digitale Variante Kosten für die Übersetzung an.

Das klingt zwar nach viel Arbeit, aber es lohnt sich! Die meisten Journalisten recherchieren täglich zahlreiche Quellen und Unternehmen. Umso mehr Arbeit Sie den Redakteuren dabei abnehmen, desto größer ist die Chance, dass über Sie geschrieben wird. Dabei hilft eine professionell erstellte Pressemappe.


Zur Autorin:

Vanessa Bartling ist Teil des Teams Transport & Logistik bei Sputnik. Als PR-Redakteurin unterstützt sie die Kunden aus der Branche bei der internen und externen Kommunikation im B2B-Geschäft. Nach ihrem Studium der Kommunikationswissenschaft in Münster zog es die 27-Jährige zunächst nach Düsseldorf. Dort arbeitete sie als Junior-Referentin in der Kommunikationsabteilung einer Bank, in der sie auch ihr Volontariat absolviert hatte. Journalistische Erfahrungen hatte sie zuvor als freie Mitarbeiterin im Lokaljournalismus gesammelt.

E-Mail

Alle Beiträge von Vanessa Bartling