Deutschland ist Messeland. Für viele B2B- und B2C-Unternehmen sind Messen nach wie vor wichtige Bausteine im Kommunikationsmix. Damit die Messeteilnahme sich auszahlt, ist es ratsam, die Messe-PR frühzeitig zu planen, denn Pressearbeit und Marketing können zu einem erfolgreichen Messeauftritt verhelfen.
Andrea Filtzinger, Gruppenleitung Eventmanagement bei der MEDICE Arzneimittel Pütter GmbH & Co. KG, hat uns drei Fragen zu einem erfolgreichen Messeauftritten und einer gelungenen Messe-PR beantwortet.
Wenn Unternehmen einen Messeauftritt planen, woran sollten sie unbedingt denken?
Wichtig ist, dass eine Messe nicht erst mit dem Aufbau beginnt und auch nicht mit dem Abbau des Standes endet. Wenn sich ein Unternehmen zu einer Messe anmeldet, sollte als erstes der Messebau geklärt werden. Gibt es Systemstände, die bei der Messegesellschaft mit gebucht werden können oder bringt der Aussteller einen eigenen Stand mit? Muss dafür ein Messebauer beauftragt werden? Das sind die ersten Fragen, die sich ein Unternehmen stellen sollte. Denn, bis ein Messestand konzipiert und gebaut wurde kann schon einige Zeit vergehen. Neben der zentralen Frage „Was präsentieren wir?“ kommt es natürlich auf das Wie an. Die Gestaltung mit Farben, Bodenbelägen, Möbeln usw. sagt nämlich einiges über ein Unternehmen aus. Leider sieht man häufig viel zu überladene Stände.
In unserem Bereich ist es zum Beispiel wichtig, wissenschaftliche Fakten klar in den Vordergrund zu stellen. Dabei darf aber die Funktionalität des Messestandes nicht vernachlässigt werden. Nicht zuletzt sollte man als Aussteller über die Kommunikation nachdenken. Zentral für dieses sollten die Kernbotschaften sein, sowohl bei den Überlegungen als auch bei den Aktivtäten an sich. Ergänzend dazu sollten im besten Fall Neuheiten vorgestellt werden. Für den persönlichen Kontakt auf der Messe sollte man kleine Gesprächsecken vorbereiten: Neben einer entspannten Atmosphäre sorgen sie auch für den nötigen Freiraum, um Wichtiges wie zukünftige Projekte ungestört zu besprechen.
Welche PR-Aktivitäten empfehlen Sie Ausstellern?
Bei der Frage der Kommunikation muss zwischen B2B- und B2C-Unternehmen unterschieden werden. Bei Fachmessen empfiehlt es sich zum Beispiel mit einer Pressemitteilung die Messeteilnahme anzukündigen. Während der Messelaufzeit kann eine Pressekonferenz stattfinden, dafür bieten Messegesellschaften Konferenz- und Meetingräume an. Persönliche Gespräche mit Journalisten zu vereinbaren, ist ebenfalls eine gute Möglichkeit. Diese Hintergrundgespräche finden oftmals direkt am Stand statt und führen inhaltlich weiter als die Messepräsentation. Im Anschluss an die Veranstaltung ist es häufig sinnvoll, eine Pressemitteilung mit einem Fazit zu versenden. In unserer Branche werden häufig Kongresse veranstaltet. Auch Lunch- oder Satellitensymposien sind üblich, um die Botschaften und Neuheiten an die Besucher zu kommunizieren.
Hat die klassische Pressemappe ausgedient?
Nein, keinesfalls. Bei Fachmessen gehören gedruckte Pressemappen auf jeden Fall zum Standard. Die Fächer im Pressezentrum sind nach wie vor eine wichtige Informationsquelle für Journalisten. Neben dem Bestücken eines Pressefachs ist es ratsam, auch direkt am Messestand Mappen zu hinterlegen. Mit ihnen kann das Pressefach im Bedarfsfall nachgefüllt werden und die Aussteller sind für einen spontanen Journalisten-Besuch ein wenig vorbereitet. Auf der Website des Ausstellers bieten sich natürlich auch zahlreiche Möglichkeiten, den Redaktionen Informationen zu liefern: Videos, Audiobeiträge und Bildmaterial sind gern gesehen.
Wichtig bei der Messe-PR: frühzeitig starten
Für eine erfolgreiche Kommunikationsstrategie zu einer Messe ist es gut, frühzeitig zu starten. Mindestens drei Monate vor Messebeginn sollten PR-Berater und Aussteller an einem Tisch sitzen und die Teilnahme, die Präsentation, Zielgruppen, Kernbotschaften und Maßnahmen besprechen. Nimmt man beispielsweise die Fachmedien einer Branche in den Fokus, ist es ratsam, die Ankündigung einer Messeteilnahme in Form einer Pressemitteilung frühzeitig zu versenden. Denn, viele Branchenmedien erscheinen monatlich.
Wenn Journalisten, Blogger oder andere Multiplikatoren an den Messestand eingeladen werden sollen, ist es auch von Vorteil, frühzeitig aktiv zu werden. Sofern es sich nicht gerade um das Jahreshighlight der Branche handelt, haben die Redaktionen vielleicht schlicht schon etwas anderes geplant oder die Terminkalender sind voll mit Terminen bei anderen Ausstellern.
Eine Messeteilnahme kann einen wichtigen Beitrag zu Imageaufbau und -pflege leisten: Bestands- und potenzielle Neukunden lernen das Unternehmen kennen, Mitbewerber betrachten den Messeauftritt mit einem kritischen Auge, Medien, Multiplikatoren und auch mögliche künftige Arbeitskräfte können durch den Messeauftritt auf das Unternehmen aufmerksam werden. Eine durchdachte Messepräsentation und -kommunikation kann sich also gleich mehrfach auszahlen.
Es wird ernst: Kommunikation “live und in Farbe”
Zu einer Messe gehören nicht nur die Veranstaltungstage in der Messehalle. Dort vor Ort wird es allerdings ernst, die Kommunikation erfolgt „live und in Farbe“ über viele Kanäle. Im Idealfall ist die Messe aber nur ein Meilenstein im Projekt-Plan für die Veranstaltung.
Nach der Messe ist vor der Messe: Es lohnt sich, kritisch und konstruktiv einen Messeauftritt Revue passieren zu lassen. Haben Stand, Präsentation und Logistik funktioniert? Welche Kontakte wurden geknüpft? Wie waren die Reaktionen der Zielmedien? Diese Erfahrungen bieten Ansatzpunkte für Optimierungen bei der kommenden Veranstaltung.