Für eine erfolgreiche Kommunikationsstrategie zu einer Messe ist es gut, frühzeitig zu starten. Mindestens drei Monate vor Messebeginn sollten PR-Berater und Aussteller an einem Tisch sitzen und die Teilnahme, die Präsentation, Zielgruppen, Kernbotschaften und Maßnahmen besprechen. Nimmt man beispielsweise die Fachmedien einer Branche in den Fokus, ist es ratsam, die Ankündigung einer Messeteilnahme in Form einer Pressemitteilung frühzeitig zu versenden. Denn, viele Branchenmedien erscheinen monatlich.
Wenn Journalisten, Blogger oder andere Multiplikatoren an den Messestand eingeladen werden sollen, ist es auch von Vorteil, frühzeitig aktiv zu werden. Sofern es sich nicht gerade um das Jahreshighlight der Branche handelt, haben die Redaktionen vielleicht schlicht schon etwas anderes geplant oder die Terminkalender sind voll mit Terminen bei anderen Ausstellern.
Eine Messeteilnahme kann einen wichtigen Beitrag zu Imageaufbau und -pflege leisten: Bestands- und potenzielle Neukunden lernen das Unternehmen kennen, Mitbewerber betrachten den Messeauftritt mit einem kritischen Auge, Medien, Multiplikatoren und auch mögliche künftige Arbeitskräfte können durch den Messeauftritt auf das Unternehmen aufmerksam werden. Eine durchdachte Messepräsentation und -kommunikation kann sich also gleich mehrfach auszahlen.
Es wird ernst: Kommunikation “live und in Farbe”
Zu einer Messe gehören nicht nur die Veranstaltungstage in der Messehalle. Dort vor Ort wird es allerdings ernst, die Kommunikation erfolgt „live und in Farbe“ über viele Kanäle. Im Idealfall ist die Messe aber nur ein Meilenstein im Projekt-Plan für die Veranstaltung.
Nach der Messe ist vor der Messe: Es lohnt sich, kritisch und konstruktiv einen Messeauftritt Revue passieren zu lassen. Haben Stand, Präsentation und Logistik funktioniert? Welche Kontakte wurden geknüpft? Wie waren die Reaktionen der Zielmedien? Diese Erfahrungen bieten Ansatzpunkte für Optimierungen bei der kommenden Veranstaltung.